För tio år sedan genomgick stål och metalldistributören Tibnor en big bang på it-sidan. Mängder av system kastades ut och företagets it-plattform standardiserades i grunden.
I dag använder alla tusen anställda i sex länder och tio olika organisationer samma it-plattform för alla centrala funktioner. Där finns alla transaktioner och materialflöden.


Stålplattform. ”Det som verkligen är unikt med vår verksamhet och vår största styrka är vår it-plattform”, säger Tommy Andersson, personalchef på Tibnor. Till vänster koncern-it-chefen Dag Åselius och till höger Susanne Rothlind som ansvarar för intern och extern kommunikation.

– Vi är ofta snabbare än våra kunder och leverantörer. Om de vill att vi ska använda elektronisk faktura så säger vi okej och är redo nästa dag – vilket de inte alltid är beredda på, säger koncern-it-chefen Dag Åselius.

– Men hindret är att standardiseringen generellt i branschen är låg och det finns många svarta hål i logistikflödena.

För att hålla i it-plattformen så att den förblir standardiserad och transparent finns en central styrning av it-projekten i hela koncernen.

– Vår syn är att koncernens verksamhet i grunden är sig lik oavsett om den ligger i Finland, Sverige eller Polen. Om vi utvecklar något för vår verksamhet i Finland kan vi sedan plocka över den och även använda den på koncernnivå, säger Dag Åselius.

Det avgörande är att se till helheten. Om inte alla delar hänger ihop får inte plattformen full effekt ut i organisationen, framhåller han.

– Om man börjar slipa på delarna kan de bli välfungerande. Men om det inte hänger ihop med helheten så får det ändå inget genomslag ut i organisationen.

När Tibnor i våras märkte av den uppseglande lågkonjunkturen gjorde företaget en verksamhetsanalys.

– I grunden visade den att det som verkligen var unikt med vår verksamhet och som var vår största styrka var just vår it-plattform, säger Tommy Andersson, personalchef på Tibnor.
Och med den som grund siktar Tibnor på att nå ännu längre genom att den verkligen påverkar sättet att arbeta. I ett första steg lanserades en internwebb i juni i år och det gamla intranätet begravdes.

– Vi har helt avskaffat informatörer och i stället har vi 30 redaktörer ute i organisationen. De ansvarar för att information från deras områden når de personer som är berörda – ibland en mindre krets, ibland en större, säger Susanne Rothlind som ansvarar för marknadskommunikation och information.

Om några veckor är det dags för nästa steg när en ny extern webb presenteras där de olika delarna i organisationen själva ansvarar för sina områden.

Men allt detta är bara starten på ett bygge som syftar mycket högre.

– Vi har backat från 2.0 i starten. Men på sikt tänker vi oss att webben är ihopvävd av publika, semipublika och interna delar. Det blir en kedja där olika aktörer kommer in i olika delar. Och på det finns också en tjänstewebb, säger Dag Åselius.

I grunden handlar det om att skapa nya kommunikationsvägar i alla logistikkedjor och flöden.

– Det första steget när man inför ett affärssystem är att specificera verksamheten, att identifiera alla flöden, alla material allt som ingår. Men när det är gjort då? Frågan är hur affärssystem 2.0 ser ut, säger Dag Åselius.

För Tibnors del handlar det just nu om att förändra hur mötet med kunderna ser ut så att även de skapar effektiva informationsflöden.

– I dag sker kundmötena mellan två personer, en på vår sida och en på kundens. Det gör att mycket information som påverkar stora delar av organisationen finns just hos dem och inte flödar vidare så snabbt och effektivt som den skulle kunna göra, säger Susanne Rothlind.

Det gör också att säljarna ägnar mycket tid åt att ”fixa” saker vid sidan av, konstaterar Tommy Andersson.

– Vi har 250 säljare som använder endast 50 procent av tiden åt att faktiskt sälja och det är inte önskvärt eller optimalt.
För att komma runt det är planen att mötena med kunden ska ske bredare så att fler kompetenser från bägge sidor är inblandade och kommunikationen snabbare når dit den ska. De bredare mötena ska införas successivt och beräknas vara fullt genomförda senast 2012.

Det är inte tekniken utan traditionen som är akilleshälen.

– En säljare som arbetar gentemot en inköpare känner en stor möjlighet att påverka eftersom han styr så mycket själv. Har man jobbat så i 30 år är det inte säkert att man är så pigg på att arbeta med fler inblandade, säger Tommy Andersson.

Ett annat hinder på vägen är den behörighets­indelning som revisorerna ofta kräver för att kunna använda olika delar av systemet.

– En del av det breda mötet innebär ju att företaget fungerar som en community och då kan man inte hålla på att klistra behörigheter på alla utan man måste ha rätt att kommunicera, säger Dag Åselius.

– Kanske ska produktionsteknikern hos oss prata direkt med motsvarande person i verkstadsindustrin som är kund till exempel.

När kommunikationen mellan kunder och leverantörer inte löper så smidigt som den borde kan det leda till stora problem.

– Om ett stålverk får problem sex veckor före leverans till oss – vilket i nästa steg leder till att vi kanske inte klarar en leverans till Saab eller Volvo längre fram – är det inte alls säkert att vi får reda på det då. I deras system kan det vara inlagt att en försenad leverans ska signaleras två veckor innan, inte sex, säger Susanne Rothlind.

– Där borde informationsvägarna givetvis vara betydligt snabbare och effektivare.